Erfahre wie wir im Rahmen des Hackaton #wirvsvirushack eine funktionierende Lösung für das Problem gefunden haben, Unternehmen einfach und verständlich mit aktuellen Informationen zur Corona-Pandemie zu versorgen und Sie so in Zeiten der Krise schnell und unkompliziert zu unterstützen.

Die Ausgangssituation

Social distancing, Schließungen von Geschäften, Ausgangssperren – die Corona Krise betrifft mittlerweile das Leben aller Menschen in Deutschland. Ganz besonders betroffen sind allerdings kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Die Lage ist hochdynamisch! Jeden Tag werden neue Informationen und Regelungen veröffentlicht und für die Unternehmen kommen die schwerwiegenden wirtschaftlichen Folgen hinzu.

Dr. Michael Hoffschroer

So stellen sich täglich neue Fragen zu Kurzarbeit, gesetzlichen Regelungen, Fördermöglichkeiten oder zur generellen Lage in Deutschland und der jeweiligen Region.

Das Ziel der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg und vieler weitere Handwerksorganisationen, Wirtschaftsverbänden, Kammern und Organisationen ist es ihren Mitgliedern möglichst einfach und verständlich alle aktuellen Informationen bereitzustellen und Sie so in Zeiten der Krise schnell und unkompliziert zu unterstützen.

Daher wurde von der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg bereits zu Beginn des Corona-Ausbruchs eine sehr ausführliche FAQ Website entwickelt, welche seither nahezu täglich aktualisiert wird. Dennoch sind viele Unternehmer sehr verunsichert, finden nicht die richtigen Informationen und versuchen daher direkt bei der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg anzurufen. Aufgrund der hohen Nachfrage sind diese Anrufe allerdings nicht zu bewältigen und die Leitungen brechen regelmäßig zusammen.

Aus dieser Not heraus formulierte Hauptgeschäftsführer Dr. Michael Hoffschroer seine Herausforderung für den #wirvsvirus-Hackathon, der vom 20. – 22.03.2020 stattfand:

Wir wollen Unternehmern und Arbeitnehmern einen einfachen und unkomplizierten Weg aufzeigen schnell an die relevanten Informationen zu gelangen und so auch in diesen sehr schwierigen und für alle bewegten Zeiten gut informiert zu bleiben. So helfen wir KMU weiterhin positiv in die Zukunft zu blicken!

Dr. Michael Hoffschroer

Der Lösungsansatz

Der von dem 10-köpfigen, bunt gemischten Hackathon-Team innerhalb von 48 Stunden entwickelte Chatbot CRAFT (CoRonA inFormaTion) ermöglicht es Unternehmern sowie Arbeitnehmern direkt ihre Fragen zu adressieren. So konnten noch während des Hackethon besonders relevante Fragen wie

  • Kann ich Kurzarbeitergeld beantragen?
  • Kann mir ein Mitarbeiter ein telefonisch erlangtes Attest vorlegen?
  • Droht eine Strafe für nicht rechtzeitig abgelegte Pflichtschulungen?
  • Muss Schutzausrüstung von Unternehmen bereitgestellt werden?

schnell und direkt beantwortet werden.

Da die Informationslage sich täglich ändert, wurde entschieden die Antworten innerhalb des Chatbots relativ allgemein zu halten und für weitere Informationen auf die laufend aktualisierte FAQ Seite zu referenzieren. So erhalten alle Personen die für sie relevanten Informationen und der Chatbot kann trotzdem weiterhin von Innungen, Kreishandwerkerschaften, Kammern sowie Arbeitgeber- und Wirtschaftsverbänden oder ähnlichen Organisationen, selbst betreut werden, ohne dass in diesen sehr dynamischen Zeiten ein allzu großer Zusatzaufwand für die Aktualisierung der Chatbots anfällt.

Die Umsetzung

Zunächst wurde die schon vorhandene FAQ Seite der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg gesichtet, um eine Übersicht über die möglichen Fragen und Themen zu erhalten. Die schon bestehende Struktur wurde erhalten und aus den vorhandenen Themen wurden explizite Fragen generiert, welche Unternehmer und Arbeitnehmer in den heutigen Zeiten beschäftigen könnten. Nun haben Felix Flohr, Philipp Heidenreich, Philipp Wehe, Jonas Dumler und Katrin Hassenjürgen möglichst viele verschiedene Varianten dieser Fragen sowie deren zugehörige Antworten ausformuliert, um den Chatbot mit Informationen zu füttern und somit zu trainieren.

In der Zwischenzeit haben Oliver Stalmann und Christoph Stehling angefangen den Chatbot zu programmieren. Für die Entwicklung des Chatbots im Backend wurde die etablierte und vergleichsweise günstige Lösung IBM Watson verwendet. Hierfür haben Oliver und Christoph die benötigte Logik im Tool angelegt sowie die entsprechenden Fragen, Keywords und Antworten hinterlegt.

Der Prototyp für das Frontend wurde von Philipp Heidenreich über Adobe XD entwickelt. Die Umsetzung erfolgte durch Felix Grempels aufbauend auf einem bestehenden GitHub Projekt mit Hilfe von html5 und CSS3. Die Anbindung des Frontend an IBM Watson sowie die Bereitstellung und Konfiguration der Hardware Infrastruktur wurde durch Stefan Britting realisiert.

Die Herausforderungen

Alle Mitglieder unserer Gruppe hatten im Vorhinein keine Erfahrung mit der Entwicklung eines Chatbots. Daher mussten zunächst Fragen wie die Folgenden beantwortet werden:

  • Welche Tools kann man verwenden, um einen Chatbot aufzusetzen?
  • Wie muss die Fülle an Informationen strukturiert sein, um technisch eingebunden zu werden?
  • Wie können die Informationen ständig auf dem Laufenden gehalten werden?

Des weiteren stellte sich die Herausforderung, wie die Dialogführung gestaltet werden kann, um den Nutzern einen tatsächlichen Mehrwert zu liefern. Gerade die dahinter liegenden Logiken wurden ständig weiterentwickelt und verbessert, um zum bestmöglichen Ergebnis zu gelangen. Abschließend haben wir auch die folgenden Herausforderungen und Unklarheiten während der letzten 48 Stunden überwunden:

  • Wie muss der Chatbot eingebunden werden, damit Besucher der Website diesen auch nutzen und verstehen?
  • Wie kann die Interaktion mit dem Chatbot optimiert werden?
  • Wie kann der Chatbot sinnvoll in die Multi-Channel-Kommunikation der Wirtschaftsverbände eingebunden werden?

Das Erreichte

Unser Team ist besonders stolz darauf ein Problem gelöst zu haben, welches täglich tausende Menschen beschäftigt. Bei ungefähr 3,5 Millionen kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland stehen viele Menschen vor teilweise existenziellen Fragen, deren Beantwortung durch unseren Chatbot vereinfacht und beschleunigt wird. Dies trägt maßgeblich dazu bei das Leben in der aktuellen Situation zu verbessern und Sorgen der Unternehmen zu nehmen. In Bezug auf die technische Umsetzung sind wir vor allem auf die Vielfältigkeit der genutzten Keywords, die Formulierungen der Fragen sowie der hinterlegten Logik stolz. Als Resultat interdisziplinarischer Zusammenarbeit von Informatikern, Betriebswirten und Ingenieuren konnten wir verschiedenste Gesprächsverläufe simulieren und IBM Watson optimal anlernen.

Auch das Design unseren Chatbots ist hervorzuheben. Durch eine klare Designsprache und das Beibehalten der Corporate Identity von Das Handwerk ermöglichen wir den Nutzern den Chatbot auf eine intuitive Art und Weise zu verwenden, was insbesondere die Reichweite unserer Lösung maximiert.

Bis zum 26.03.2020 findet auf YouTube eine öffentliche Abstimmung zu den Ergebnissen des Hackathon statt.
Bitte hinterlasst doch ein Daumen-nach-oben bei unserem Pit-Video!

Die Dokumentation unseres Projektes kann darüber hinaus auf DevPost und GitHub nachgeschaut werden.

Das Gelernte

Die besondere Situation forderte auch von uns besondere Maßnahmen und Methoden. Gerade bei Arbeitspaketen wie der Videoproduktion, die oftmals mit einem hohen Maß an lokaler Zusammenarbeit verbunden ist, konnten wir neue und erweiterte Formen der digitalen Co-Creation kennenlernen. Aufgrund des eng gesteckten Zeitplans sowie des bunt zusammengewürfelten Teams war auch die Methode der Zusammenarbeit selbst entscheidend. Wir konnten dabei feststellen, dass der gemeinsame Spirit und Wille zu Helfen entscheidend waren um eine konstruktive Zusammenarbeit, die in einem großartigen Ergebnis endete, zu ermöglichen. So hatten wir im Rahmen dieses Wochenendes sowohl die Chance hilfreiche Methoden für die Zusammenarbeit über weite Distanzen, als auch großartige Teamkollegen kennen zu lernen.

Aber auch fachlich haben wir sehr viel über die Funktionsweise von Chatbots, die optimale dahinterliegende Logik der Fragestellungen, die Einbindung des Chatbots auf einer Website und die grafische Darstellung des Frontends gelernt.

Abschließend wurde uns wieder einmal bewusst wie wichtig gerade kleine und mittelständische Unternehmen für unsere Wirtschaft und Gesellschaft sind. Uns ist es daher ein besonderes Anliegen diese Unternehmen und Menschen dahinter zu unterstützen und ihnen zu helfen wichtige Fragen schnell und unkompliziert zu beantworten.

Der CRAFT-Bot wird bei der Corona-Informations-Kampagne
der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg eingesetzt.

Die Zukunft

Am 23.03.2020, einen Tag nach Abschluss des Hackathon wurde der CRAFT Bot zunächst auf der Website der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg veröffentlicht und konnte den ersten Betroffenen direkt helfen.

In der Folge wollen wir vor allem an zwei Themen weiter arbeiten:

  1. Die Adaption unseres Bots für weitere Branchen, Bereiche und Regionen, sodass nicht nur die Handwerker im Landkreis Cloppenburg sondern möglichst alle betroffenen KMU in Deutschland eine unkomplizierte Möglichkeit haben Antworten zu den brennendsten Fragen rund um das Coronavirus zu bekommen.
  2. Das Schaffen einer Möglichkeit die Antworten auch außerhalb des Backends von IBM Watson schnell und einfach anzupassen, um so zum eine noch einfachere Anpassung des CRAFT Bot für andere Branchen und Regionen sowie eine noch schnellere Anpassung der Antworten des CRAFT Bot an das aktuelle Tagesgeschehen zu ermöglichen.

PS: Ausnahmsweise erscheint dieser Blog bereits am Dienstag (24.03.2020) und nicht am Freitag (27.03.2020). Das ist der Tatsache geschuldet, dass ich hoffe, der eine oder andere von Euch hinterlässt bis zum Donnerstag (26.03.2020, 22:00h) eine positive Bewertung bei unserem Pitch-Video auf YouTube. Also: FLEISSIG KLICKEN UND TEILEN! Danke!

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