Titelbild zum Blogbeitrag über die Aufgaben eines Scrum-Master

Erfahre in einfachen Worten, die Antwort auf die Frage „Was macht eigentlich ein Scrum-Master?“ und warum gerade auch mittelständische Unternehmen und Verwaltungen von seinen Fähigkeiten profitieren können.

Im Januar 2023 habe ich meine Zertifizierung als Professional-Scrum-Master I von der scrum.org erhalten und seither wird mir immer wieder die Titel-Frage gestellt: „Was macht eigentlich ein Scrum-Master?“

In diesem Blogbeitrag werde ich diese Frage mit einfachen Worten beantworten und Dir erklären, warum ich davon überzeugt bin, dass gerade Führungskräfte in mittelständischen Unternehmen und Kommunalverwaltungen von den Fähigkeiten eines Scrum-Masters profitieren können.

Denn als Führungskraft stehst Du täglich vor komplexen Herausforderungen, z. B. die effektive Umsetzung von Projekten oder die Entwicklung von Produkten und Prozessen, die den Bedürfnissen Deiner Kunden entsprechen.

Und genau da setzen Scrum und der Scrum-Master an.

Was ist Scrum überhaupt und warum sollte ich mich damit befassen?

In Zeiten des ständigen Wandels, zunehmender Unsicherheit und Komplexität müssen Unternehmen und Verwaltungen schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren können. Scrum ist ein agiles Rahmenwerk, das es Teams ermöglicht, Projekte in kurzen, sich wiederholenden Abfolgen umzusetzen und dabei kontinuierlich Feedback zu erhalten. Der Begriff leitet sich interessanterweise von einer Spielsituation im Rugby ab.

Scrum hat sich in der IT-Branche längst etabliert und wird zunehmend auch in anderen Bereichen eingesetzt. Gerade für Führungskräfte in Mittelstand und Kommunalverwaltungen ist es wichtig, diese Methode zu kennen und ggf. anzuwenden, um auf komplexe Herausforderungen schnell und flexibel reagieren zu können.

Der Begriff „Scrum“ leitet sich von einer Spielsituation im Rugby ab.

Was ist Scrum?

Wie gesagt: Scrum ist eine Rahmenwerk für das Projektmanagement, das ursprünglich für die Softwareentwicklung erstellt wurde, aber inzwischen auch in anderen Bereichen erfolgreich angewendet wird. Alle wesentlichen Elemente sind im Scrum-Guide beschrieben.

Scrum ermöglicht es Teams, komplexe Probleme zu lösen und kreative Produkte zu schaffen, die den Bedürfnissen und Erwartungen der Kunden oder Nutzer entsprechen. Dabei arbeitet ein Team zusammen in kurzen Zyklen, die Sprints genannt werden. Ein Sprint dauert in der Regel eine bis vier Wochen. In jedem Sprint durchläuft das Team vier Phasen.

In der Planung (1) legt das Team fest, was es im Sprint erreichen will und wie es vorgehen will. In der Umsetzung (2) führt das Team die geplanten Aufgaben aus und erstellt ein fertiges Produkt oder einen Teil davon. In der Überprüfung (3) präsentiert das Team das Produkt oder den Teil davon den Kunden oder Nutzern und bekommt Feedback von ihnen. In der Reflexion (4) bespricht das Team, was gut gelaufen ist und was verbessert werden kann.

Scrum basiert dabei auf einigen Prinzipien und Werten, wie zum Beispiel Transparenz, Selbstorganisation, Anpassungsfähigkeit und Respekt. Transparenz bedeutet, dass alle Beteiligten jederzeit wissen, was im Projekt passiert und welche Fortschritte gemacht werden. Selbstorganisation ermöglicht dem Team, eigenverantwortlich zu entscheidet, wie es arbeitet und wer welche Aufgaben übernimmt. Anpassungsfähigkeit führt dazu, dass das Team bereit ist, sich an veränderte Anforderungen oder Umstände anzupassen und daraus zu lernen. Respekt bedeutet, dass das Team sich gegenseitig wertschätzt und unterstützt und auch die Meinungen der Kunden oder Nutzer berücksichtigt.

Warum ist Scrum für Führungskräfte in Mittelstand und Kommunalverwaltungen wichtig?

Scrum ist insofern nicht nur für die Softwareentwicklung geeignet, sondern auch für andere Bereiche und Branchen, die mit komplexen Problemen und Veränderungen konfrontiert sind. Das gilt auch für Führungskräfte in Mittelstand und Kommunalverwaltungen, die von den Vorteilen von Scrum profitieren können:

  • Flexibilität: Scrum ermöglicht es, Projekte in kleinen Schritten umzusetzen und dabei auf Feedback und veränderte Anforderungen zu reagieren. Das erhöht die Anpassungsfähigkeit und die Kundenzufriedenheit.
  • Transparenz: Scrum sorgt dafür, dass alle Beteiligten jederzeit wissen, was im Projekt passiert und welche Fortschritte gemacht werden. Das fördert das Vertrauen und die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, den Stakeholdern und den Kunden oder Nutzern.
  • Effizienz: Scrum hilft dabei, Ressourcen optimal zu nutzen und Verschwendung zu vermeiden. Durch die regelmäßige Überprüfung der Ergebnisse werden Fehler frühzeitig erkannt und behoben. Durch die Reflexion der Arbeitsweise werden Verbesserungspotenziale identifiziert und umgesetzt.
  • Innovation: Scrum fördert die Kreativität und das Lernen im crossfunktionalen, selbstorganisierten Team. Durch den Austausch von Ideen und Erfahrungen entstehen neue Lösungen für bestehende oder neue Probleme. Durch das Experimentieren mit verschiedenen Ansätzen werden Innovationen ermöglicht.

Scrum ist also gerade für Führungskräfte in Mittelstand und Kommunalverwaltungen ein wichtiges Rahmenwerk, um ihre Projekte erfolgreich zu gestalten.

So läuft der Prozess in Scrum grundsätzlich ab: zyklisch und iterativ.

Was macht ein Scrum-Master nun genau?

Nachdem Du nun einen ersten Einblick in Scrum gewonnen hast, werde ich genauer auf die Rolle des Scrum-Masters eingehen, seine Aufgaben erläutern und auch erklären, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit er seine Funktion erfolgreich erfüllen kann.

Was macht ein Scrum-Master

Der Scrum-Master ist eine wichtige Rolle in einem Scrum-Team. Er ist nicht der Chef oder der Projektleiter, sondern der dienende Führer und der Hüter des Scrum-Frameworks. Seine Hauptaufgabe ist es, das Team und die Organisation dabei zu unterstützen, Scrum richtig anzuwenden und zu verbessern. Dazu übernimmt er verschiedene Funktionen, die ich Ihnen in den folgenden Absätzen näher vorstellen werde. Du wirst erfahren, wie ein Scrum-Master das Team in jeder Phase des Sprints begleitet und welche Vorteile er für das Projekt bringt.

Coaching: Wie ein Scrum-Master das Team motiviert und befähigt

Coaching ist eine der wichtigsten Funktionen eines Scrum-Masters. Er coacht sowohl das Team als auch die Organisation, um ihnen zu helfen, Scrum zu verstehen und anzuwenden. Dabei geht es nicht darum, Anweisungen zu geben oder Lösungen vorzuschlagen, sondern darum, Fragen zu stellen und Impulse zu geben, die das Team zum Nachdenken und Lernen anregen.

Ein Scrum-Master coacht das Team in verschiedenen Situationen:

  • In der Planung hilft er dem Team, ein gemeinsames Verständnis für das Sprint-Ziel und die Anforderungen zu entwickeln. Er unterstützt das Team auch dabei, eine realistische Schätzung für die Aufgaben abzugeben und sich selbst zu organisieren.
  • In der Umsetzung hilft er dem Team, fokussiert und motiviert zu bleiben. Er sorgt dafür, dass das Team regelmäßig den Fortschritt überprüft und transparent macht. Er ermutigt das Team auch dazu, sich gegenseitig zu helfen und voneinander zu lernen.
  • In der Überprüfung hilft er dem Team, ein qualitativ hochwertiges Produkt oder einen Teil davon zu liefern. Er fördert den Austausch von Feedback mit den Kunden oder Nutzern und hilft dem Team dabei, dieses Feedback anzunehmen und umzusetzen.
  • In der Reflexion hilft er dem Team, die Stärken und Schwächen des Sprints zu analysieren. Er leitet das Team an, konkrete Verbesserungsmaßnahmen für den nächsten Sprint festzulegen und umzusetzen.

Durch Coaching trägt ein Scrum-Master dazu bei, dass das Team seine Leistung steigert und seine Potenziale entfaltet.

Moderation: Wie ein Scrum-Master Konflikte löst und Kommunikation fördert

Moderation ist eine weitere wichtige Funktion eines Scrum-Masters. Er moderiert bzw. begleitet die verschiedenen Meetings und Workshops, die im Rahmen von Scrum stattfinden. Dabei sorgt er dafür, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und gehört werden. Er stellt auch sicher, dass die Regeln und Ziele von Scrum eingehalten und verfolgt werden.

Ein Scrum-Master moderiert das Team in verschiedenen Situationen:

  • In der Planung leitet er das Team durch den Prozess der Aufgabenverteilung und Priorisierung. Er hilft dem Team auch dabei, mögliche Risiken oder Abhängigkeiten zu identifizieren und zu minimieren.
  • In der Umsetzung begleitet er das tägliche Meeting (Daily Scrum), in dem das Team den aktuellen Stand des Sprints bespricht. Er achtet darauf, dass das Meeting stattfindet, kurz und fokussiert bleibt und dass alle relevanten Informationen ausgetauscht werden.
  • In der Überprüfung steht er dem Team bei der die Präsentation des Produkts oder des Teils davon (Sprint Review), in der das Team das Feedback der Kunden oder Nutzer einholt, zur Seite. Er sorgt dafür, dass das Meeting strukturiert und konstruktiv abläuft und dass alle offenen Fragen geklärt werden.
  • In der Reflexion moderiert er die Retrospektive (Sprint Retrospective), in der das Team die Erfahrungen des Sprints reflektiert. Er schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre, in der das Team offen über positive und negative Aspekte sprechen kann.

Durch Moderation trägt ein Scrum-Master dazu bei, dass das Team effektiv kommuniziert und konstruktiv mit Konflikten umgeht.

Der Scrum-Master unterstützt das Team und die Organisation bei der Einführung und Umsetzung des agilen Frameworks,

Mediation: Wie ein Scrum-Master mit Stakeholdern verhandelt und Erwartungen managt

Mediation ist eine dritte bedeutsame Funktion eines Scrum-Masters. Er vermittelt zwischen dem Team und den Stakeholdern, die an dem Projekt interessiert oder beteiligt sind. Dazu gehören zum Beispiel der Auftraggeber, der Produktverantwortliche (Product Owner), andere Teams oder Abteilungen oder externe Partner. Er stellt sicher, dass alle Stakeholder über den Fortschritt und die Ergebnisse des Projekts informiert sind und dass ihre Anliegen berücksichtigt werden.

Ein Scrum-Master verhandelt mit den Stakeholdern in verschiedenen Situationen:

  • In der Planung klärt er mit dem Produktverantwortlichen die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt. Er unterstützt ihn auch dabei, die Anforderungen in kleine und testbare Einheiten (User Stories) zu formulieren und zu priorisieren.
  • In der Umsetzung hält er die Interessengruppen auf dem Laufenden über den Status des Sprints und eventuelle Probleme oder Änderungen. Er schützt das Team auch vor Störungen oder unrealistischen Forderungen von außen.
  • In der Überprüfung sammelt er das Feedback der Stakeholder zu dem gelieferten Produkt oder Teil davon. Er hilft dem Team auch dabei, das Feedback zu verstehen und zu bewerten.
  • In der Reflexion berichtet er den Stakeholdern über die Lernerfahrungen und Verbesserungsmaßnahmen des Teams. Er bittet sie auch um ihr Feedback zur Zusammenarbeit mit dem Team.

Durch Mediation trägt ein Scrum-Master dazu bei, dass das Team eine gute Beziehung untereinander und zu den Stakeholdern aufbaut und pflegt.

Assistenz: Wie ein Scrum-Master Hindernisse beseitigt und Prozesse optimiert

Assistenz ist eine vierte zentrale Funktion eines Scrum-Masters. Er unterstützt das Team bei der Bewältigung von Hindernissen und der Optimierung von Prozessen. Dabei geht es nicht darum, die Arbeit des Teams zu übernehmen oder zu kontrollieren, sondern darum, dem Team die bestmöglichen Bedingungen zu schaffen, um selbstständig und effizient zu arbeiten.

Ein Scrum-Master assistiert dem Team in verschiedenen Situationen:

  • In der Planung stellt er dem Team die notwendigen Ressourcen und Werkzeuge zur Verfügung. Er sorgt auch dafür, dass das Team einen geeigneten Arbeitsraum hat und dass alle Mitglieder Zugang zu den relevanten Informationen haben.
  • In der Umsetzung hilft er dem Team, mögliche Hindernisse oder Blockaden zu erkennen und zu beseitigen. Er kümmert sich auch um administrative oder organisatorische Aufgaben, die das Team entlasten können.
  • In der Überprüfung unterstützt er das Team bei der Qualitätssicherung und der Dokumentation des Produkts oder des Teils davon. Er achtet auch darauf, dass das Team die vereinbarten Standards und Richtlinien einhält.
  • In der Reflexion fördert er das kontinuierliche Lernen und die Verbesserung des Teams. Er schlägt dem Team auch neue Methoden oder Praktiken vor, die den Arbeitsprozess optimieren können.

Durch Assistenz trägt ein Scrum-Master dazu bei, dass das Team seine Hindernisse überwindet und seine Prozesse verbessert.

Scrum zeichnet sich auch dadurch aus, dass jedes Team ein für sich passende Arbeitsweise umsetzen kann. Das Ergebnis steht im Fokus.

Scrum-Wiki

Durch diesen Blogbeitrag hast Du hoffentlich einen guten ersten Überblick über das Scrum-Framwork und die Rolle des Scrum-Masters erhalten. Du hast gelernt, wie ein Scrum-Master das Team in den vier Funktionen Coaching, Moderation, Mediation und Assistenz unterstützt und begleitet. Du hast auch erfahren, welche Fähigkeiten und Kompetenzen ein Scrum-Master mitbringen sollte und wie er sich weiterentwickeln kann.

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In diesem Sinne, bis bald
Dein Michael

[Text enthält unbezahlte Werbung]
[Gern stehe ich Dir als Begleiter und Ratgeber auf Deinem Weg im Mittelstand zur Seite. Komme ganz einfach auf mich zu und wir werden gemeinsam etwas bewegen. Mit Kopf, Herz und Hand(Werk)]
[Teile des Textes sind mit Hilfe künstlicher Intelligenz, wie ChatGPT o. ä., erstellt worden.]

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