Erfahre wie meine Erfahrungen als junger Vater und die Kooperation mit MemoMeister zur Umsetzung einer ungewöhnlichen Teambuildingmaßnahmen bei der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg geführt haben.
Die Ausgangssituation
Die letzten 24 Monate waren in der Kreishandwerkerschaft Cloppenburg durch eine außergewöhnliche Fluktuation beim Personal geprägt. Was waren die Gründe?
An erster Stelle sind hier zwei Todesfälle und eine dauerhafte Erkrankung eines Kollegen zu nennen, da diese Situationen das Team nicht nur organisatorische sondern auch emotional extrem gefordert haben. Die betroffenen Stellen haben wir mit insgesamt vier neuen Kolleginnen besetzen können.
Ein Kollege ist altersbedingt ausgeschieden, ein weiterer steht kurz davor. Hinzu kam, dass zwei Kollegen sich neue Herausforderungen gesucht haben in Bereichen, die wir Ihnen aufgrund unserer Strukturen nicht hätten bieten können. Hier erfolgten weitere vier Neueinstellungen.
Eine weitere Kollegin und einen Kollegen haben wir hinzugewonnen, da wir zusätzliche Projektstellen besetzten konnten.
Damit sind rund 30 Prozent unserer Teammitglieder erst seit einigen Monaten dabei. Ihnen gegenüber stehen viele Kolleginnen und Kollegen, die zum Teil über Jahrzehnte bei der Kreishandwerkerschaft arbeiten.
Hinzu kommt aber, dass durch die enorme Dynamik, die wir aktuell nicht nur durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie sondern schon länger auch durch die Folgen der Digitalen Transformation spüren, zusätzliche Veränderungen angestoßen werden, die die Teamstruktur im Inneren betreffen.
Die Kolleginnen und Kollegen sind viel größeren Unsicherheiten ausgesetzt als noch vor wenigen Jahren. Sie sind gleichzeitig gefordert, ihren Verantwortungsbereich an die sich rasch verändernden Rahmenbedingungen anzupassen, vernetzter zu arbeiten und gewohnte Prozesse zu verändern.
Folgen der Veränderungen
Die krassen Unterschiede im Erfahrungshorizont, die sich aus der unterschiedlichen Dauer der Teamzugehörigkeit ergeben, sorgen dabei durchaus auch für Spannungen auf persönlicher Ebene.
Man kennt sich schon sehr lange und weiß genau, wie der Gegenüber tickt – oder eben gerade nicht. Plötzlich sitzt ein neuer Kollege im Frühstückraum auf „meinem“ Platz. Da stellt sich heraus, dass die neue Kollegin eine tiefe Aversion gegen den eigenen Lieblingsverein hat und das auch offen auslebt. Damit muss man umgehen können.
Lieb gewonnen Gewohnheiten werden plötzlich in Frage gestellt, weil die Geschäftsführung Digitalisierungsthemen nach vorne stellt und nicht jeder gleich erkennt, welchen Nutzen das hat. Die damit begründeten Veränderungen fallen dann umso schwerer.
Andererseits bringen die großen Unsicherheiten und auch die persönlichen Betroffenheiten der Corona-Pandemie so manchen alten, schwellenden Konflikt wieder zum Ausbruch. „Was ich Dir schon immer mal sagen wollte…“
Durch den Weggang von Personen wird nicht nur eine menschliche Lücke gerissen. Vielmehr gehen auch Kompetenzen verloren, die nicht immer 1:1 wieder ins Unternehmen hineingeholt werden können. Auch deshalb ergeben sich Veränderungen in den organisatorischen und prozessualen Zuständigkeiten. Verantwortungsbereiche werden neu strukturiert – nicht immer zu 100% nach den Wünschen jedes Einzelnen. Unter Umständen werden sogar etablierte Prozessketten in Frage gestellt und neue Kolleginnen und Kollegen geben sich nicht mit der Antwort zufrieden „Das haben wir schon immer so gemacht“ bzw. „Das haben wir noch nie so gemacht“. Das sorgt zusätzlich für Spannungen, da so mancher dahinter Kritik an der bisherigen Arbeit vermutet.
Insgesamt gibt es eine Vielzahl von Brüchen und Reibungspunkten, die nicht mehr durch etablierte Teamstrukturen aufgefangen und abgemildert werden. Darauf wollten und mussten wir reagieren.
Unsere Idee
In einer unserer Führungskräfterunden habe wir nach Antworten auf diese Herausforderung gesucht.
Unter Umständen würde eine Teambuildingmaßnahme hilfreich sein, die leicht und schnell umzusetzen wäre, die die Brücke zwischen der beruflichen und privaten Ebene schlagen könnte, ohne dabei anerkannte Grenzen zwischen diesen Sphären einzureißen.
Vielleicht auch weil wir in unserem Führungskräftekreis einige junge Eltern haben, kam die Idee auf, ein Freundschaftsbuch für Arbeitskollegen umzusetzen: ein Kollegenbuch.
Ähnlich wie im Kindergarten und bei einem Schulwechsel, könnte ein solches Buch, in dem die Kollegen einige persönliche Daten angeben und ein paar Fragen beantworten sollten, das gegenseitige Kennenlernen vereinfachen. Unter Umständen würden plötzlich Gemeinsamkeiten erkennbar oder man merkt, worauf der Gegenüber besonderen Wert bei seiner Tätigkeit legt und kann dann entsprechend reagieren.
Die Umsetzung
In einem kleinen Team haben wir einen Fragebogen ausgearbeitet. Neben Vorname, Name, Spitzname, Geburtsdatum und Geburtsort, haben wir darin nach der aktuellen Jobbezeichnung, dem gelernten Beruf und den tatsächlichen Aufgaben gefragt. Wir wollten aber auch wissen, was die Kollegen und Kolleginnen in ihrer Freizeit am liebsten machen und was Sie noch über sich erzählen wollten. Abschließend sollten die Mitarbeitenden sich noch ankreuzen, welchen Team Sie sich zuordnen:
- Team Hund oder Team Katze
- Team Kreativität oder Team Ordnung
- Team Fußball oder Team Handball
- Team Berge oder Team Meer
- Team Tee oder Team Kaffe
Abgerundet wurde das Ganze durch ein neues Foto, dass wir von (fast) allen Mitarbeitenden aufnehmen ließen.
Schnell war von mir ein entsprechendes Dokument in MS Word erstellt. Dann kam die Frage, wie man das am besten und einfachsten an die Kollegen und Kollegen verteilt und ihnen das Ausfüllen so einfach wie möglich machen kann.
Ausfüllbares PDF-Formular
Dabei haben mir die Informationen geholfen, die Achim Maisenbacher und sein Team von MemoMeister zur Erstellung von PDF-Formularen in ihrem kostenfreien Online-Kurs veröffentlicht habe.
Willst du schnell selbst damit starten ein PDF-Formular für Dein Anwendungsfall zu erstellen? Dann kannst du den 5 Quick-Tipps von MemoMeister folgen, die in dem o.g. Online-Kurs entsprechend vertieft werden:
- Skizziere dein neues Formular im Vorfeld
- Setze die Idee digital um
- Folgende Tools nutzen die Profis
- Das Tool für die digitalen Felder
- Verwende das digitale PDF
Das Ergebnis
So hatte ich mit überschaubarem Aufwand ein PDF-Formular erstellt, dass ich theoretisch auch direkt über die Adobe-Software hätte verteilen können.
Vorlage hier herunterladen
Da habe ich dann aber (noch) lieber den Weg über eine klassische E-Mail gewählt, denn den Verteiler habe ich sowieso zur Hand gehabt und musste mich da nicht noch weiter einlesen in die Funktionen. Außerdem hatte ich keine Lust, mich mit etwaigen Datenschutzfragen befassen zu müssen, die sich durch die Nutzung der Adobe-Versandfunktionen ggf. ergeben.
In meiner E-Mail habe ich bewusst etwas provokativ davon gesprochen, dass mir klar sei, dass einige Kollegen diese Idee wohl etwas kindisch finden und dann erklärt, dass die Idee auch genau daher käme. Das anschließende positive Feedback hat mir Recht gegeben, das offensiv anzusprechen.
Die Rücksendung des Fragebogens lief selbstverständlich freiwillig. Und die Kollegen und Kolleginnen konnten auch selbst entscheiden, welche der Fragen Sie lieber unbeantwortet ließen. Inzwischen haben wir über 80 Prozent Rückläufer und haben gerade ich das Portfolio zusammengeführt, um es in den nächsten Tagen an unsere Mitarbeitende zu verteilen.
Dazu noch ein Praxistipp: Das Zusammenführen von PDF-Formularen ist nicht ganz trivial, denn in der Regel überschreibt Adobe die Daten in gleichbenannte Formularfeldern. Deshalb habe ich nicht ein einzelnes Dokument, sondern ein Portfolio zusammengestellt. Dies werden wir elektronisch zur Verfügung stellen. Außerdem habe ich die einzelnen PDFs noch als Bilder gespeichert und dann in ein Fotobuch eingebunden, dass die Kollegen als Hardcopy erhalten habe.
Fazit
Fast alle Kollegen haben bei der ungewöhnlichen Idee mitgemacht, vor allem auch Einige, von denen ich es nicht erwartet hätte. Das hat mich nicht nur persönlich gefreut, sondern zeigt mir, dass ein großes Interesse besteht, den Kollegen und die Kollegin mal auf eine andere Art und Weise, von einer anderen Seite kennenzulernen.
Und diese Neugier aufeinander ist doch eine hervorragende Ausgangsbasis dafür, gemeinsam die großen Unsicherheiten aufzunehmen und eine bessere Zukunft zu gestalten.
Ich jedenfalls habe noch einiges Neues erfahren von und über meine Kolleginnen und Kollegen – genau wie meine Kinder durch ihre Freundebücher Neues über ihre Kindergartenfreunde kennengelernt haben.