Changemanagement

Erfahre in diesem Gastbeitrag von Axel Schröder, worauf es beim Change-Management im Handwerk ankommt und wie Du mit fünf einfachen Schritten, notwendige Veränderungen in Deinem Unternehmen leichter und schneller umgesetzt bekommst.


Einführung

„Nichts ist so beständig wie der Wandel“ ist eine der Lebensweisheiten, die ich von meinem Uni-Professor Martin Twardy mitgenommen habe. Die Bewältigung dieses Prozesses stand oftmals im Fokus unserer Überlegungen und Projekte im Forschungsinstitut für Berufsbildung im Handwerk an der Universität zu Köln.

Vor Kurzem erreichte mich nun die Anfrage eines Gastautoren, der genau zu diesem Thema einen Beitrag auf meinem Blog veröffentlichen wollte. Ein paar E-Mails später freut es mich, Dir, diesen Artikel präsentieren zu können:

Change-Management im Handwerk – darauf kommt es an!

Was versteckt sich hinter dem Begriff Change-Management? Diagramme, Excel-Tabellen und Flow-Charts? Auf diese Art kann man an organisierte Veränderung herangehen, meistens reicht allerdings ein guter Blick, Zuhören und der Wille, gemeinsam etwas zu verändern!

Gerade im Handwerk sind Teamwork, Projektumsetzung und Kreativität normale Werkzeuge, um Kunden zufriedenzustellen und Großes zu bewegen. Dagegen sind Veränderungen in der Betriebsorganisation häufig ein Kampf gegen Windmühlen.

Durch die Corona-Pandemie arbeiten die Kollegen plötzlich getrennt, für Verwaltungsaufgaben im Home-Office und je nach Struktur fallen einige Sachen unter den Tisch. Zeit für Change-Management!

Richtig schwierig wird der Generationenwechsel bei einer Betriebsübergabe. Was wird sich ändern? Kommen neue Arbeitsmethoden dazu und wie sieht es mit Digitalisierung aus?

Diese Situationen sind ideal geeignet, um sich den Verlauf einer Veränderung genauer anzusehen: Gemeinsam gehen wir die verschiedenen Stimmen durch und entwickeln in fünf Schritten ein System, das Veränderungen durch Change-Management besser in den Betrieb einbringt.

Hoffnungen und Befürchtungen

Ob Corona, eine neue Abrechnung, neue Arbeitsmittel oder vielleicht neue Mitarbeiter: Jede Veränderung ist erst einmal ein Risiko für einen (Handwerks-)Betrieb: Notwendige Investitionen sind ein finanzielles Risiko, neue Kundengruppen ein strategisches Wagnis. Jetzt ist die Mannschaft gefragt, neue Sachen umzusetzen. In der Regel entwickelt sich eine der drei folgenden Situationen:

  1. Alle sind dagegen, weil das System bisher gut funktioniert hat. Die Veränderung wird nicht mitgetragen oder ignoriert.
  2. Es bilden sich zwei, drei Lager zwischen „Alt ist immer besser“, „Neues ausprobieren“ und „Unentschiedene“. Die gemeinsame Arbeit leidet unter dem Konflikt, Veränderung kommt nur schleppend voran.
  3. Alle sind Feuer und Flamme, arbeiten mit, bringen sich ein, das Projekt wird ein voller Erfolg.

Hier prallen in der Regel zwei Blickwinkel aufeinander: Chefin/Chef will etwas verändern, entweder für die Erreichung zukünftiger Ziele, Einsparung von unnötigen Kosten oder Einhaltung veränderter Gesetze. Je nachdem wie die Kommunikation im Betrieb verläuft, kommen diese Ideen und Pläne beim Team als unnötig an, oder schlimmstenfalls Gängelei. Diesen Zwiespalt kann jeder mit der richtigen Vorgehensweise abmildern oder sogar vollständig verhindern. Im Folgenden schauen wir uns das genauer an!

Was sind die Auslöser für Veränderung oder Blockaden?

Beispiel Corona: Die gesetzliche Lage ändert sich in kurzen Intervallen und Unternehmen passen die eigene Vorgehensweise an. Bleibt alles beim Alten, riskieren Betriebsleiter Strafen und schlimmstenfalls Schließungen und alle zusammen gesundheitliche Risiken. Wenn die Konsequenzen eines Ausbruchs im Betrieb (Quarantäne, Schließung durchs Amt) nicht bewusst sind, schwindet die Akzeptanz. Unverständnis ist daher ein wichtiger Punkt, wenn Veränderungen nicht funktionieren.

Ein anderer ist Unsicherheit, sogar Angst: Gerade bei mehr Digitalisierung kommt es auf den einzelnen Mitarbeiter an, ob er sich ein neues, digitales Arbeiten zutraut oder nicht. Blockaden sind häufig ein Ausdruck von Ängsten: vor Überforderung, Abschaffung des eigenen Arbeitsplatzes und komplexer werdenden Arbeitsvorgängen. Meistens sind diese Befürchtungen nicht griffig, sondern sorgen für eine vorsichtige bis ablehnende Haltung.

Gerade in Unternehmen, in denen häufige Änderungen stattfinden, kommt es eher zu einer Veränderungs-Müdigkeit. Es kostet Kraft, sich ständig auf neues einzustellen und es wirkt nach „nie genug“. Grundsätzlich gilt: Der Ist-Zustand ist bekannt und Veränderung bedeutet eine Kraftanstrengung, bis neue Routinen eingespielt sind. Das müssen Unternehmerinnen und Unternehmer mit bedenken, wenn Change-Management Erfolg haben soll.

Wie gelingt Change-Management?

Es gibt viele Ängste und Befürchtungen und dennoch sind Veränderungen für die Anpassungsfähigkeit im Unternehmen notwendig. Damit langfristig alle an Bord sind und Veränderungen mittragen, gibt es einige Möglichkeiten, Change-Management umzusetzen.

Die Ausgangslage ist in jedem Betrieb unterschiedlich: Eine Mitarbeiteraufstellung mit bisherigem Werdegang, Talenten und auch Problemen, hilft bei der grundlegenden Einschätzung, wie gut Change angenommen wird. Dazu gehören ebenfalls bisherige Aussagen und Verbesserungsvorschläge: Wer bringt sich aktiv ein, wer ist dabei und wer gehört zu den Skeptikern? Jede dieser Zuordnungen ist für sich wichtig, damit schlussendlich die Motivation wirken kann, ohne Stolpersteine zu übersehen. Der Ziel-Zustand hilft dagegen, eine klare Kommunikation aufzubauen. Je besser das Ziel für jeden greifbar ist, desto leichter können Sie die Motivation anfachen. Ein Ziel, das während Corona für viele Betriebe wichtig war, könnte sein: „Wir arbeiten bestmöglich von überall und jederzeit zusammen!“. 

Welche Hindernisse sind auf dem Weg, die Sie beachten müssen? Vielleicht müssen Kunden rechtzeitig über neue Zeiten und Ansprechpartner informiert werden und Lieferanten schicken Auftragsbestätigungen an fünf verschiedene E-Mail-Postfächer, per Fax und Post? Jedes Ziel hat Hindernisse, die Sie möglichst im Vorfeld durchgehen und klären sollten.

Die richtigen Fakten zusammentragen: Einerseits wollen Sie den Erfolg überprüfen und andererseits brauchen Sie wahrscheinlich überzeugende Argumente. Schließlich sind strategische Ziele oder gesetzliche Bestimmungen für Unternehmer bekannt, nicht unbedingt für die Mitarbeiter. Sie wollen etwas verändern, deswegen fangen Sie an, Daten zu sammeln: Wie viele Angebote werden zu Aufträgen? Wie lange dauert es von der ersten Kundenanfrage bis zum Geldeingang oder wie häufig finden wichtige Fortbildungen statt? Damit haben Sie eine gute Grundlage, um Ihre Mitarbeiter zu überzeugen und gleichzeitig eine Möglichkeit, Ihre erreichten Ziele abzugleichen.

Motivation für den Weg aufbauen ist ein wichtiger Schritt: Wenn alle das Ziel vor Augen haben und erreichen wollen, trägt diese Motivation über Probleme und Anstrengungen. Die Motivation kann dabei intrinsisch sein, also aus jedem selbst heraus wirken, oder extrinsisch, beispielsweise durch Belohnungen. Die innere Motivation ist deutlich stärker, wenn alle zusammen etwas bewirken und die Arbeit dadurch leichter oder angenehmer wird. Hier kommt die Datengrundlage zum Einsatz: Die richtige Herausforderung trägt den Kern der Verbesserung, zum Beispiel: „Wäre es nicht schön, wenn die Rechnung drei Tage nach Auftragsfertigstellung an den Kunden geht?“

Das tatsächliche Vorgehen ist strukturiert und zielorientiert: Was brauchen Sie und Ihre Mitarbeiter für das vorgenommene Ziel? Technische Ausstattung? Schulungen und Fortbildungen? Eine umgeräumte Werkstatt? Das Vorgehen baut Hindernisse ab und sorgt in kleineren Etappen für die ideale Grundlage, Change-Management im Betrieb umzusetzen. Das Ziel gibt dabei den Rahmen vor und hilft, eine klare Linie einzuhalten. Alle weiteren Ideen, die jetzt aufkommen, können Sie prüfen und miteinbauen oder festhalten für spätere Verbesserungen.

Die 5 Stufen zu erfolgreichem Change-Management

Diese Elemente erfassen wir in den fünf Stufen zum erfolgreichen Change-Management. Überspringen sollten Sie keine davon, sondern prüfen, wie die jeweiligen Voraussetzungen bei Ihnen sind. Der Ist- und der Zielzustand sind die entscheidenden Punkte: Nur wenn Sie wissen, wo Sie stehen, können Sie eine Route zu Ihrem Ziel festlegen.

Ob Sie mögliche Veränderungen dabei für sich alleine entwickeln oder von Anfang an alle einbeziehen, kommt auf Sie und Ihren Betrieb an. Offene Kommunikation hat den entscheidenden Vorteil, dass Sie jeden mitnehmen können. Dabei braucht es eine gute Moderation, um die klare Zielsetzung zu erreichen. Entscheiden Sie alleine, nehmen Sie sich die Zeit und stellen die Hintergründe, den Plan und die Ziele in Ruhe allen vor, um jeden abzuholen. Die klare Umsetzung hilft Ihnen in jedem Fall, Ihr Ziel zu verfolgen und nicht in Nebenschauplätze abzurutschen. Diese sollten Sie angehen, aber der Reihe nach und mit einer klaren Abfolge.

Was passiert bei starkem Widerstand?

In vielen Betrieben verhindert diese Angst eine Auseinandersetzung mit neuen Möglichkeiten. Hier kommt es darauf an, ob es sich um einzelne Teammitglieder handelt oder kollektiven Widerstand. Für beides gibt es Gründe, die nur durch offene Aussprache, eventuell mit einem Mediator, geklärt werden können. Wenn es gute Gründe gegen Veränderung gibt, eröffnen sich dennoch neue Möglichkeiten, vielleicht war der Ansatz nicht ganz passend. Für jeden Widerstand und jedes Problem gilt deshalb: Hinhören, Ursachensuche und neue Wege ausprobieren. Mit Change-Management haben Sie diese Herausforderungen im Griff!

Fazit

Change-Management umfasst jeden Bereich, in dem sich bisherige Arbeitsweisen und Organisationsfragen verändern. In einigen Betrieben funktioniert das problemlos, in anderen kommt es zu Problemen und Widerständen und wiederum andere versuchen es nicht mehr. Change-Management hilft mit einem klaren Vorgehen und dem gemeinsam erlebten Veränderungsprozess Hindernisse zu überwinden und den Ist-Zustand mit einer klaren Zielführung zu verbessern.

Versuchen Sie das nächste Projekt mit den fünf Stufen und begeistern Sie sich und Ihr Team mit den Möglichkeiten, die Sie durch Change-Management ausschöpfen können!


Danke

Vielen Dank lieber Axel für deine Ideen und Überlegungen zum Umgang von Handwerksunternehmern mit den sich laufend verändernden Rahmenbedingungen.

Wer noch weiteren Input für sein Unternehmer-Sein sucht, sollte sich auch meine Blogbeiträge zum Unternehmerbild anschauen:

In diesem Sinne, bis bald
Dein Michael

[Text enthält unbezahlte Werbung]
[Gern stehe ich Dir als Begleiter und Ratgeber auf Deinem Weg im Handwerk zur Seite. Komme ganz einfach auf mich zu und wir werden gemeinsam etwas bewegen. Mit Kopf, Herz und Hand(Werk)]


Der Autor

Axel Schröder ist Inhaber und Gründer der Unternehmensberatung Axel Schröder und berät kleine und mittelständische Unternehmen in jeglichen Lebenslagen. Von der Gründung, über die Optimierung des Betriebs bis hin zu Nachfolgeregelung und Übernahme bietet er seine Unterstützung an. Nach eigenen Angaben hilft er mit seinem Team, egal ob im Prozessmanagement, Risikomanagement, im Mitarbeiterumgang oder bei anderen Themen die passende Lösung für das Problem zu finden.

Adresse: Axel Schröder Unternehmensberatung, Wolfsbacher Straße 22, 95448 Bayreuth
Homepage: https://axel-schroeder.de/
Telefon: +49176/20809943
E-Mail: beratung@axel-schroeder.de
Facebook: https://de-de.facebook.com/unternehmensberatung.axel.schroeder
Twitter: https://twitter.com/schroeder_axel
Pinterest: https://www.pinterest.de/axelschroeder_uas/
Xing: https://www.xing.com/companies/unternehmensberatungaxelschr%C3%B6der

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.